Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

• ManjaMedia (toimii myös nimellä AilonDigital)
• Y-tunnus: 2314358-1
• Osoite: Lehdontie 1, Harjamäki
• Sähköposti: hei@pohina.app
• Palvelu: Pöhinä (pohina.app)

Tietosuoja-asiat: hei@pohina.app

2. Kenen tietoja käsittelemme

Tämä seloste koskee:

• palvelun käyttäjiä eli asiakasyritysten työntekijöitä ja muita kutsuttuja jäseniä
• henkilöitä, jotka ovat tilanneet palveluntarjoajan omat markkinointiviestit
• henkilöitä, jotka ottavat meihin yhteyttä

Asiakkaan omat tiedot. Kun asiakas käyttää palvelua, esimerkiksi lähettää uutiskirjeen omille tilaajilleen tai seuraa oman verkkosivunsa kävijöitä, asiakas on rekisterinpitäjä ja me olemme henkilötietojen käsittelijä. Silloin noudatetaan tietojenkäsittelysopimusta, ja asiakas kertoo käsittelystä omassa tietosuojaselosteessaan.

3. Mitä tietoja käsittelemme

• Tilin tiedot: nimi, sähköpostiosoite, salasana suojattuna tiivisteenä (ei koskaan selväkielisenä) ja kieli- ja ulkoasuasetukset.
• Kirjautumisen tiedot: kertakäyttöiset kirjautumiskoodit tiivisteenä, muistetut laitteet (laitteen tunniste tiivisteenä, selaimen tiedot, viimeisin käyttöaika ja IP-osoite sekä voimassaolo), viimeisimmän kirjautumisen aika, selain ja IP-osoite sekä istuntoeväste.
• Työtilan tiedot: jäsenyydet ja roolit, kutsut sekä jäsenmuutosten loki.
• Sisällöt: kuulumiset, saneluäänitteet ja niiden litteroinnit, julkaisut, artikkelit, kuvat, videot, mainokset, uutiskirjeet ja brändin tiedot. Sisällöissä voi olla henkilötietoja, jos käyttäjä kirjoittaa niihin niitä tai kuvissa ja videoissa näkyy ihmisiä.
• Liitettyjen palvelujen tiedot: Metan ja Googlen käyttöoikeustunnukset (tallennetaan salattuina), liitettyjen sivujen ja tilien tunnisteet sekä julkaisujen ja mainosten tulokset.
• Käytön tiedot: tekoälyn käyttömäärät ja kustannukset sekä tekniset lokit.
• Markkinointisuostumus: onko käyttäjä antanut luvan markkinointiviesteihin ja milloin.
• Tukipyynnöt: viestin sisältö ja yhteystiedot.

Tiedot saadaan käyttäjältä itseltään, työtilan muilta jäseniltä (esimerkiksi kutsun yhteydessä) ja palveluista, jotka käyttäjä itse liittää (Meta, Google).

4. Miksi käsittelemme tietoja ja millä perusteella

• Palvelun tuottaminen – tili, kirjautuminen, työtilat, sisältöjen tekeminen ja julkaisu. Peruste: sopimus (GDPR 6 artikla 1 b).
• Tietoturva ja väärinkäytösten estäminen – kirjautumiskoodit, muistetut laitteet, lokit ja käyttörajat. Peruste: oikeutettu etu (6 artikla 1 f) pitää palvelu ja asiakkaiden tiedot turvassa.
• Asiakaspalvelu ja palvelun kehittäminen – tukipyyntöihin vastaaminen ja virheiden korjaaminen. Peruste: sopimus ja oikeutettu etu.
• Laskutus ja kirjanpito. Peruste: lakisääteinen velvoite (6 artikla 1 c).
• Markkinointiviestit palveluntarjoajalta. Peruste: suostumus (6 artikla 1 a). Suostumus on vapaaehtoinen, eikä se vaikuta palvelun käyttöön. Voit perua sen milloin tahansa.

Emme tee käyttäjistä automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia.

5. Tekoäly

Kun pyydät palvelua kirjoittamaan tekstin tai litteroimaan sanelun, tarvittava aineisto lähetetään OpenAI:lle (Responses API, puheen litterointi mallilla gpt-4o-mini-transcribe). Pyydämme, ettei OpenAI tallenna vastauksia omaan palveluunsa. OpenAI ei käytä rajapinnan kautta lähetettyä aineistoa mallien kouluttamiseen omien ehtojensa mukaan. Älä kirjoita sisältöihin arkaluonteisia henkilötietoja.

6. Kenelle tietoja luovutetaan

Emme myy henkilötietoja. Käytämme palvelun tuottamiseen seuraavia palveluntarjoajia (alikäsittelijöitä):

• Microsoft Azure – palvelimet, tietokanta ja tiedostojen tallennus EU:n alueella.
• OpenAI (Yhdysvallat) – tekstien tuottaminen ja puheen litterointi.
• Meta Platforms – julkaisut ja mainokset Instagramiin ja Facebookiin, kun käyttäjä liittää Meta-tilin.
• Google – Search Console-, Analytics- ja Google Ads -tietojen lukeminen, kun käyttäjä liittää Google-tilin.
• Mailjet (Ranska) – kirjautumiskoodien, ilmoitusten ja uutiskirjeiden lähettäminen.

Meta ja Google käsittelevät niille lähetettyjä tietoja myös omien ehtojensa mukaan rekisterinpitäjinä. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä vaatii.

7. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

OpenAI, Meta ja Google voivat käsitellä tietoja Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework) tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC). Palvelun omat palvelimet sijaitsevat EU:ssa.

8. Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Tilin tiedot: niin kauan kuin tili on olemassa.
• Työtilan sisällöt: niin kauan kuin asiakkaan tilaus on voimassa, ja sen jälkeen 30 päivää, jotta asiakas ehtii ladata sisältönsä talteen.
• Saneluäänitteet: poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluttua. Litterointi eli teksti säilyy sisällön mukana.
• Kirjautumiskoodit: voimassa 10 minuuttia. Käytetyt ja vanhentuneet koodit poistetaan vuorokauden kuluessa.
• Muistetut laitteet: 30 päivää, tai kunnes käyttäjä poistaa laitteen tai vaihtaa salasanan.
• Istunto: enintään 14 päivää.
• Markkinointisuostumus: kunnes suostumus perutaan.
• Laskutustiedot: kirjanpitolain mukaan, yleensä 6–10 vuotta.
• Tekniset lokit: 12 kuukautta.

9. Evästeet

Palvelu käyttää vain välttämättömiä evästeitä: istuntoevästettä, tietoturvaevästettä (CSRF), muistetun laitteen evästettä ja ulkoasuasetusten evästettä. Emme käytä palvelussa mainos- tai analytiikkaevästeitä.

Asiakkaan verkkosivulle asennettava seurantatagi ei käytä evästeitä eikä tallenna mitään kävijän laitteelle. IP-osoitetta ei tallenneta, ja kävijätunniste on päivittäin vaihtuva tiiviste. Metan pikseli ladataan vain, jos kävijä on antanut sivustolla markkinointisuostumuksen.

10. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada ne nähtäväksi
• pyytää virheellisten tietojen korjaamista
• pyytää tietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa (siirto-oikeus)
• perua suostumuksesi milloin tahansa, esimerkiksi markkinointiviestien osalta

Lähetä pyyntö osoitteeseen hei@pohina.app. Vastaamme kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi.

Jos tietosi ovat asiakkaan työtilassa ja asiakas on niiden rekisterinpitäjä, ohjaamme pyynnön asiakkaalle ja autamme sitä vastaamaan.

11. Oikeus valittaa

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle: tietosuoja.fi.

12. Tietoturva

Kerromme tietojen suojaamisesta tietoturvasivulla.

13. Muutokset

Päivitämme tätä selostetta, kun palvelu tai lainsäädäntö muuttuu. Kerromme olennaisista muutoksista palvelussa tai sähköpostilla.